Zeit für Veränderungen: Maschinen- und Anlagenbauer setzt auf modernes ERP-System

Binder + Co AG
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Tradition und Innovation zu verbinden bedeutet keinen Widerspruch für die Binder+Co Gruppe. Das 1894 als kleine Bau- und Kunstschlosserei gegründete Unternehmen entwickelte sich in den 110 Jahren seines Bestehens zu einem weltweit tätigen Maschinen- und Anlagenbauer. Am Hauptsitz in Gleisdorf bei Graz entwickeln und fertigen die Binder-Mitarbeiter Produkte, die wegweisend auf ihren Gebieten sind. Dazu zählen der Unternehmensbereich Aufbereitungstechnik mit seinen Maschinen für die mechanische und thermische Aufbereitung von Schüttgütern wie beispielsweise Glas oder Keramik und in der Sparte Umwelttechnik die Opto-elektronische Sortierung von transparenten und nicht-transparenten Schüttgütern wie etwa Papier oder Folien. Der dritte Geschäftsbereich (Verpackungstechnik) entwickelt und fertigt Maschinen für die Verpackung und Palettierung von freifließenden Schüttgütern. In die Rolle des Sondermaschinenbauers schlüpft der Mittelständler regelmäßig, da er individuelle Lösungen für die unterschiedlichsten Anforderungen seiner Kunden liefert.

Unser Geld verdienen wir seit Jahren mit der Notwendigkeit, teure Rohstoffe zu trennen und zu recyceln. Die Verteuerung von Rohstoffen und die gestiegenen Umweltverordnungen im Recyclingbereich kommen unserem Geschäft sehr entgegen, erklärt Diplom Ingenieur Bruno Egger. Der Fertigungsleiter mit Prokura zählt wie viele andere zu den langjährigen Binder-Mitarbeitern. Führend ist das Steirische Unternehmen in der optischen Aufbereitung von Glas und Papier. Intelligente Kamerasysteme erkennen Farben, Formen und Strukturen.
Als weltweit erster Anbieter trennen die Anlagen in einem einzigen Arbeitsgang Glasscherben nach ihrer Farbe und entfernen gleichzeitig Fremdstoffe. Perfekt ergänzt wird das Binder-Portfolio durch Verpackungsmaschinen, welche Schüttgüter flexibel in Säcke unterschiedlichster Größen verpacken und auf Wunsch auch gleich vollautomatisch palettieren.

Ein Leben lang

Um alle wichtigen Unternehmensressourcen im Blick zu haben, sind die Gleisdorfer auf ein verlässliches, modernes und flexibles ERP-System angewiesen. Hinzu kommt, dass durch die Langlebigkeit der Maschinen und Anlagen alle Informationen von der Konstruktion bis zur Entsorgung verfügbar sein müssen. Hierfür bilden die Daten aus einem ERP-System die Basis für ein effizientes Life-Cycle-Management. Aus diesem Grund stellte Binder+Co Anfang 2003 von einem veralteten Produktionsplanungssystem (PPS) auf ein modernes ERP-System (Enterprise Resource Planning) um.

Wir hatten seit Ende der 80er Jahre ein PPS-System im Einsatz, dessen Source-Code von uns gekauft worden war, um die Software in eigener Regie anzupassen. Nach rund 20 Jahren war das System einfach veraltet, eine relativ starre ASCII-Oberfläche und die fehlende Office-Integration sind nur zwei Beispiele hierfür, erklärt IT-Leiter Michael Kummer. Zusätzlich zum PPS war eine Software für die Kostenrechnung und für die Buchhaltung im Einsatz. Auch auf der Hardware-Seite musste etwas geschehen, da für eine alte Rechnerserie von Hewlett Packard der Support in 2006 eingestellt werden sollte.

Auf Brautschau

Die Auswahl eines ERP-Systems und dessen Einführung im Unternehmen sind vergleichbar mit der Partnerwahl fürs Leben Fehlentscheidungen kommen teuer zu stehen. IT-Leiter Kummer und weitere Verantwortliche schauten sich deshalb intensiv auf dem Markt der Anbieter um. Bereits 2001 haben wir mit der Suche begonnen, Fachliteratur gelesen, Messen besucht, uns einen Überblick über den Markt verschafft und insgesamt 13 ERP-Systeme bei Anbietern angeschaut, erinnert er sich. Im Anschluss daran folgten Termine mit ERP-Anbietern und Kurzpräsentationen im kleinen Kreis zur Vorselektion. Wir wollten uns auf maximal vier Anbieter beschränken, um deren Produkte intensiv zu prüfen, dies waren ABAS, Proalpha, Bäurer und Psipenta.

Nach einer Vorentscheidung blieben bis Anfang 2002 ABAS und Proalpha im Rennen, die beide nach Vorgesprächen einen guten Eindruck hinterließen. Proalpha hatte zudem den Vorteil, in Gleisdorf mit einem Standort vertreten zu sein. Da die Funktionalitäten der Systeme vergleichbar waren, legten wir bei unseren Treffen mit ERP-Vertriebsleuten großen Wert auf die leichte Anpassbarkeit der Software und deren Flexibilität. Zudem war uns wichtig, dass die ERP-Berater unser Geschäft verstehen, betont Kummer. Zusätzlich wurde ein Team mit Key-Usern aus den einzelnen Fachabteilungen gebildet, die sowohl die Anforderungen der eigenen Bereiche kannten, als auch Erfahrungen mit dem alten PPS hatten.

Ein guter Ruf

Das Binder-Team hatte die Anbieter vorab grob gebrieft. Als Aufgabenstellung sollten diese einen Auftragsdurchlauf von A bis Z programmieren, der nahe an den Bedürfnissen des Maschinenbauers sein sollte. Wir versuchen zwar unsere Maschinen zu standardisieren, da die Anforderungen der Kunden jedoch sehr unterschiedlich sind, geht kaum eine ohne Sonderanpassungen raus. Wir legen deshalb hohen Wert auf die Flexibilität des ERP-Systems und die einfache Anpassbarkeit an Veränderungen im Auftragsdurchlauf, sagt Fertigungsleiter Egger. Hier konnten die ERP-Spezialisten des Wiener abas-Partners Nittmann & Pekoll mit der abas-Business-Software besonders punkten: Verblüfft hatten uns die Schnelligkeit mit der Anpassungen umgesetzt wurden. Zum Beispiel wurden besprochene Änderungen im Auftragsdurchlauf während der Kaffeepause realisiert, erinnert sich IT-Leiter Kummer. Die Präsentation fiel so überzeugend aus, dass sich die Projektverantwortlichen sowie alle 17 Key-User ausnahmslos für ABAS entschieden.

Trotz dieses eindeutigen Votums wollte man sicher gehen, auch den richtigen Partner für einen langen Zeitraum an seiner Seite zu haben. Wir wollten es genau wissen und haben uns die Zeit genommen, um die Referenzliste von Nittmann & Pekoll abzutelefonieren. Die Aussagen aller Firmen waren durchweg positiv, betont Kummer. Besonders interessant waren für die Gleisdorfer die Aussagen eines Zulieferers in vergleichbarer Unternehmensgröße und struktur, der mit der abas-Business-Software und der Zusammenarbeit mit Nittmann & Pekoll sehr zufrieden war. Auch andere Kriterien wie die Mehrsprachigkeit der Software und das Arbeiten mit verschiedenen Währungen erfüllte das ERP-System. Die Lauffähigkeit der Software unter dem Betriebssystem Linux war ein weiterer Pluspunkt, da dieses wegen seiner Stabilität, Performance und geringen Wartungsaufwandes beliebt ist. Die Entscheidung für ABAS war bei Binder+Co eindeutig und die Verträge wurden noch im ersten Halbjahr 2002 unterzeichnet.

Start in Raten

Zum 1. Juni 2002 startete die Umstellung mit der Finanzbuchhaltung, da hier die wenigsten Schnittstellen zum alten System bestanden und das alte PPS parallel weiterlaufen konnte. Monatlich erfolgte eine Datenübergabe an die externe Fibu von der abas-Business-Software. Grundsätzlich ging es uns nicht um eine schnelle Umstellung auf das neue System, sondern um einen reibungslosen Umstieg ohne Auswirkungen auf unseren Geschäftsbetrieb, sagt IT-Leiter Kummer. In den folgenden neun Monaten wurde ausgiebig getestet und optimiert.

Die Datenübernahme aus dem altem in das neue System funktionierte nicht nur reibungslos, sonders bot bereits Rationalisierungspotential: Der Datenbestand wurde bereinigt und die Artikelstammdaten reduziert. Da bislang mehrere Programme etwa für Einkauf, Ersatzteilverkauf und Zollabfertigung im Einsatz waren, wurden auch Artikelstammdaten mehrfach gepflegt und ausgetauscht. Dieser Mehraufwand entfiel mit der abas-Business-Software.

Während die beiden Systeme parallel liefen, konnte auch schon mit Praxisdaten in der abas-Business-Software gearbeitet werden und von den Wiener ERP-Spezialisten Anpassungen vorgenommen werden.
Der endgültige Umstieg wurde an einem Wochenende im April 2003 realisiert. Die ASCII-Daten wurden aus dem alten System importiert und Stammdaten angelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt lief auch die komplexe Betriebsdatenerfassung (BDE) reibungslos, welche dem ERP wichtige Daten liefert. Bei Binder+Co werden hierzu von jedem Mitarbeiter unter anderem die Bearbeitungszeiten für Projekte per Barcode erfasst und zusammen mit der Personalnummer den Aufträgen zugeordnet.

Durchlaufzeiten verkürzt

Seit Mai 2003 läuft die abas-Business-Software bei Binder+Co stabil, das Mammutprojekt konnte dank der guten Vorbereitung und ausgiebigen Tests erfolgreich abgeschlossen werden. Erste Erfolge und Einsparpotentiale konnten von Beginn an verbucht werden: Wir haben beispielsweise für den Ersatzteilverkauf deutlich schnellere Seit Mai 2003 läuft die abas-Business-Software bei Binder+Co stabil, das Mammutprojekt konnte dank der guten Vorbereitung und ausgiebigen Tests erfolgreich abgeschlossen werden. Erste Erfolge und Einsparpotentiale konnten von Beginn an verbucht werden: Wir haben beispielsweise für den Ersatzteilverkauf deutlich schnellere Durchlaufzeiten, da alles zentral über ein System läuft. Auch die vereinfacht Pflege und Reduzierung der Stammdaten spart viel Zeit und schließt potentielle Fehlerquellen aus, erklärt Kummer. Ein weiteres anschauliches Beispiel hierfür ist auch die Abwicklung der ISO-Zertifizierung, die mit dem alten System nicht möglich gewesen wäre. Wie durchdacht die Software ist, zeigen die einfachen Anpassungsmöglichkeiten, welche mit der Funktion Flexible Oberfläche (FO) umgesetzt werden.

Positiv sieht man auch die Methodik, nach der die abas-Business-Software eingeführt wurde. Anhand eines Stufenmodells und definierter Projektabschnitte konnte der zeitliche Rahmen nahezu eingehalten werden und es war jederzeit der Projektstand überschaubar. Auch die Anwenderschulungen liefen im großen und ganzen gut, wobei man hier den Aufwand etwas unterschätzt hatte. Schulen kann man eigentlich nie genug, gibt der IT-Leiter zu bedenken. Immerhin hatten die Anwender rund 20 Jahre mit einem vertrauten System gearbeitet und mussten sich auf eine neue Software umstellen. Derzeit arbeiten 100 Anwender mit der abas-Business-Software.

Prozesse überdenken

Auch wenn das ERP-System zuverlässig läuft, sind Optimierungen nach Ansicht von Michael Kummer unumgänglich: Wir haben relativ viel nachoptimiert, das wird auch so die nächsten Jahre bleiben. Seine Prozesse sollte man ständig überdenken und optimieren. Dabei greifen wir gerne auf die Dienste und das Know-how von Nittmann & Pekoll zurück. Das Budget hierzu hat man in Gleisdorf in weiser Voraussicht bereits eingeplant, da man vom Return on Investment überzeugt ist.

Ein kritischer Punkt, der bei ERP-Systemen immer wieder zutage tritt wurde bereits problemlos umschifft: Ein Update der Software lief trotz individueller Anpassungen des Systems - absolut problemlos. Diese positive Erfahrung machten auch andere abas-Kunden, weiß Kummer zu berichten, der regelmäßig die abas-Anwendertreffen in Karlsruhe besucht. ABAS betreibt eine sehr offene Kommunikation mit seinen Kunden, was uns gut gefällt.